Home › Burgerlijk procesrecht › Factuur niet betaald: van aanmaning tot incasso en beslag
Factuur niet betaald: van aanmaning tot incasso en beslag
Voor ondernemers met wanbetalers: de juiste brievenroute, de kosten en rente die u mag doorberekenen, en de dwangmiddelen als betalen uitblijft.
In het kort
Een onbetaalde factuur wordt een incassozaak zodra de vordering opeisbaar is en de debiteur in verzuim verkeert — bij zakelijke debiteuren vaak al automatisch na de vervaldatum. De route: herinnering, ingebrekestelling met veertiendagentermijn, en bij consumenten de wettelijk verplichte veertiendagenbrief vóórdat incassokosten verschuldigd worden. Daarna liggen de dwangmiddelen klaar: conservatoir beslag, een procedure bij kanton of rechtbank, of de faillissementsaanvraag als drukmiddel. Incassokosten volgen de wettelijke staffel en de handelsrente loopt bij bedrijven vanzelf op.
Opeisbaar en in verzuim: de startpositie
Check dus eerst de basis: is de prestatie geleverd, is de factuur correct en verstuurd, en welke betaaltermijn geldt er? Bij zakelijke contracten zonder afgesproken termijn geldt de wettelijke termijn van dertig dagen. Het juridische scharnier is dat de betaaltermijn als fatale termijn geldt: door het verstrijken daarvan treedt het verzuim zonder ingebrekestelling in en gaat de handelsrente automatisch lopen. Vanaf dat moment ontstaat ook de aanspraak op incassokosten — het exacte startmoment bepaalt dus letterlijk wat de vordering waard is. Leg dat moment vast in het dossier.
De aanmaanroute: van herinnering tot ingebrekestelling
Waarom dit luistert. De ingebrekestelling is geen formaliteit maar het scharnier van het traject: zij vestigt (waar nodig) het verzuim, markeert de aanspraak op rente en kosten, en vormt straks het bewijs dat u de debiteur een eerlijke laatste kans gaf — iets dat rechters meewegen bij de proceskostenveroordeling. Vermeld het exacte bedrag, de termijn, het rekeningnummer en de gevolgen van niet-betalen.
Wij stelden twee modelbrieven op die u direct kunt gebruiken — de ingebrekestelling voor zakelijke debiteuren en de veertiendagenbrief voor consumenten: download de modelbrieven.
Consument als debiteur: de veertiendagenbrief
De rechtspraak is hier onverbiddelijk streng. "Binnen veertien dagen na heden" of "na dagtekening" is fout: de rechtspraak beveelt uitsluitend de formuleringen "binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd" of "binnen vijftien dagen nadat deze brief bij u is bezorgd" aan — andere formuleringen leiden tot afwijzing van de incassokosten. Ook moet het kostenbedrag exact kloppen met de wettelijke staffel, inclusief de eventuele btw-verhoging wanneer u de btw niet kunt verrekenen, en moet u in een procedure kunnen aantonen wanneer de brief is verstuurd. De rechter toetst dit ambtshalve, dus ook als de consument geen verweer voert. Gebruik daarom een gecontroleerd model en reken het bedrag na met de rekentool.
Incassokosten en rente: wat u mag doorberekenen
Bij handelstransacties is de handelsrente aanzienlijk hoger dan de gewone wettelijke rente en loopt zij door tot de dag van betaling, met jaarlijkse samenstelling. Over een vordering die een jaar openstaat, telt dat serieus aan — reken het exact door met onze rekentools voor incassokosten en rente, dan vordert u meteen het juiste bedrag en staat uw sommatie sterker.
Blijft betaling uit: de dwangmiddelen
Welke route past, hangt af van de debiteur. Kan hij niet betalen, dan gaat het om verhaal: beslag op de bankrekening of andere vermogensbestanddelen vóórdat andere schuldeisers voorgaan. Wil hij niet betalen, dan gaat het om druk: beslag raakt de bedrijfsvoering onmiddellijk, en een faillissementsaanvraag dwingt bij een levensvatbaar bedrijf vrijwel altijd een reactie af. Een verstekvonnis bij een niet-verschijnende debiteur is bovendien sneller en goedkoper dan veel ondernemers denken.
Voor de verdieping per route: zie onze kennisbankpagina's over conservatoir beslag, bankbeslag en de faillissementsaanvraag als schuldeiser, gelinkt onderaan deze pagina.
Betwiste facturen: eerst het geschil, dan de incasso
Neem verweer dus serieus, hoe voorspelbaar het soms ook komt. Beoordeel of de klacht hout snijdt, of de debiteur zich terecht op opschorting of verrekening beroept, en of uw eigen dossier — offerte, opdrachtbevestiging, oplevering — op orde is. Een deels terecht verweer is vaak snel te schikken; een voorgewend verweer ontmaskert u met een gerichte sommatie die op de inhoud ingaat. En weet wat er op het spel staat bij beslag: blijkt de vordering in de procedure geheel ongegrond, dan is de beslaglegger in beginsel ook zonder verwijt aansprakelijk voor de beslagschade; bij een gedeeltelijke toewijzing geldt de strengere toets van misbruik van bevoegdheid.
Wat het kost
Bij toewijzing worden griffierecht, dagvaardingskosten en een forfaitair salaris in beginsel op de debiteur verhaald, net als de incassokosten en rente. De volledige kostenopbouw rekent u vooraf door met de proceskosten-rekentools — inclusief de kostenveroordeling die u bij winst tegemoet kunt zien. Zo beslist u op cijfers, niet op gevoel, of doorprocederen loont.
Veelgestelde vragen
Hoe snel kan ik met een onbetaalde factuur naar de rechter?
Zodra de vordering opeisbaar is en de debiteur in verzuim verkeert, kunt u dagvaarden; een wettelijke wachttijd is er niet. Bij zakelijke debiteuren treedt het verzuim vaak al van rechtswege in door het verstrijken van de betaaltermijn.
In de praktijk loont een korte, strakke aanmaanroute vrijwel altijd: één herinnering en één ingebrekestelling met een termijn van veertien dagen. Dat kost twee tot vier weken, versterkt uw dossier voor de proceskostenveroordeling en lost het merendeel van de zaken zonder rechter op.
Mag ik incassokosten en rente bij mijn vordering optellen?
Ja, mits aan de voorwaarden is voldaan. De buitengerechtelijke incassokosten volgen de wettelijke staffel: 15% over de eerste € 2.500 van de hoofdsom, daarna aflopend, met een minimum van € 40. Bij een consument-debiteur is eerst een correcte veertiendagenbrief vereist.
Daarnaast loopt rente: bij handelstransacties de wettelijke handelsrente vanaf het verstrijken van de betaaltermijn, bij consumenten de gewone wettelijke rente vanaf het verzuim. Beide bedragen rekent u exact uit met de rekentools op clavix.nl/proceskosten-berekenen.
Mijn algemene voorwaarden noemen 15% incassokosten. Geldt dat?
Tussen bedrijven mag bij overeenkomst — dus ook via algemene voorwaarden — van de wettelijke staffel worden afgeweken, al toetst de rechter een fors afwijkend beding soms aan de redelijkheid en kan hij het matigen.
Tegenover een consument is zo'n beding niet afdwingbaar: daar is de wettelijke staffel dwingend recht en wordt een afwijkend kostenbeding vernietigd. Reken bij consumenten dus altijd met de staffel en de verplichte veertiendagenbrief.
Moet ik een incassobureau of een advocaat inschakelen?
Voor onbetwiste, kleinere vorderingen kan een incassobureau of deurwaarder prima werken. Een advocaat wordt relevant zodra de vordering wordt betwist, het belang groter is, of dwangmiddelen in beeld komen: voor conservatoir beslag en voor procedures boven € 25.000 bij de rechtbank is een advocaat verplicht.
Bedenk ook dat een advocaatbrief op briefpapier van een kantoor een ander signaal afgeeft dan een zoveelste incassoherinnering — juist bij debiteuren die kunnen maar niet willen betalen.
Kan een onbetaalde factuur verjaren?
Ja. Een vordering tot betaling van een factuur verjaart in beginsel vijf jaar na het opeisbaar worden; bij consumentenkoop geldt zelfs een verjaringstermijn van twee jaar voor de koopprijs.
De verjaring is te stuiten met een schriftelijke aanmaning of mededeling waarin u zich ondubbelzinnig het recht op nakoming voorbehoudt — daarna begint een nieuwe termijn. Laat oude vorderingen dus niet liggen: een simpele stuitingsbrief houdt uw rechten in stand.
Lees ook over het bredere onderwerp
Burgerlijk procesrecht →Verwante artikelen
Plan een eerste gesprek
We luisteren naar uw situatie en geven aan of, en hoe, wij u kunnen bijstaan.