Home › Modelbrieven
Voorbeeldbrieven voor onbetaalde facturen
Een goede eerste brief bepaalt de rest van het incassotraject. Download de brieven als Word-bestand. De veertiendagenbrief volgt de termijnformulering die de Hoge Raad eist (HR 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704):
- Betalingsherinnering (zakelijke debiteur) — de vriendelijke eerste stap die de relatie spaart en het dossier opbouwt.
- Ingebrekestelling (zakelijke debiteur) — de formele sommatie die het verzuim en de aanspraak op handelsrente en incassokosten vastlegt.
- Veertiendagenbrief (consument-debiteur) — de wettelijk verplichte laatste aanmaning, met de exacte termijnformulering die de rechtspraak vereist.
Aanmaning, sommatie en ingebrekestelling zijn in de praktijk namen voor dezelfde brief. Alleen bij een consument heeft de laatste aanmaning een wettelijk voorgeschreven vorm, en dat is de veertiendagenbrief.
Download de modelbrieven
Laat uw e-mailadres achter en download alle drie de brieven direct. Wij gebruiken uw adres alleen om u één e-mail met de downloadlinks te sturen, en verder niets tenzij u de nieuwsbrief aanvinkt — geen nieuwsbrief, geen verplichtingen.
Welke brief gebruikt u wanneer?
Is uw debiteur een bedrijf, begin dan met de betalingsherinnering: juridisch niet verplicht (het verzuim treedt bij handelstransacties na de betalingstermijn van rechtswege in), maar de meeste facturen worden erna gewoon betaald. Blijft betaling uit, dan volgt de ingebrekestelling: die legt het verzuim vast en kondigt rente en kosten aan.
Is uw debiteur een consument, dan is de veertiendagenbrief wettelijk verplicht vóórdat u incassokosten in rekening mag brengen — met strikte eisen aan termijn en inhoud. Eén verkeerde formulering en de kosten zijn niet verschuldigd.
Hoe verstuurt u de brief aantoonbaar?
Een brief werkt pas als hij de ontvanger heeft bereikt (artikel 3:37 lid 3 BW), en bij betwisting moet u dat bewijzen. Verstuur daarom aangetekend, of per e-mail én per post, en bewaar het verzendbewijs bij de factuur in het dossier.
Dat bewijs doet er vooral toe bij de veertiendagenbrief: die termijn begint pas te lopen op de dag ná ontvangst. Een brief die "binnen veertien dagen na dagtekening" schrijft, is onjuist en kost u de incassokosten.
Bereken direct de bijbehorende bedragen
De incassokosten volgens de wettelijke staffel en de (handels)rente rekent u uit met onze gratis rekenhulpen — dan zet u in de brief meteen het juiste bedrag.
Betaalt de debiteur daarna nog niet?
Dan liggen de vervolgstappen klaar: conservatoir beslag, een procedure of bij meerdere schuldeisers de faillissementsaanvraag als drukmiddel. Wij werken met een prijsafspraak vooraf.
De modelbrieven zijn algemene voorbeelden en geen juridisch advies; aan het gebruik kunnen geen rechten worden ontleend. Voor vorderingen met een groot belang, een betwiste factuur of een debiteur die op omvallen staat: neem eerst contact op — een verkennende kennismaking kost u niets.
Plan een eerste gesprek
We luisteren naar uw situatie en geven aan of, en hoe, wij u kunnen bijstaan.