Incassobureau of incasso-advocaat?

Uw factuur staat al maanden open, de herinneringen en aanmaningen zijn genegeerd en het gaat om een bedrag dat er voor uw onderneming toe doet. De volgende stap is de vordering uit handen geven. Maar aan wie: een incassobureau, een deurwaarder of een incasso-advocaat?

De keuze hangt in de kern af van twee factoren: de hoogte van de vordering en de vraag of uw debiteur verweer voert. Een incassobureau kan alleen aanmanen en onderhandelen. Een deurwaarder heeft wettelijke bevoegdheden, maar die spelen vooral ná een vonnis. Een advocaat is de enige die boven de kantongrens van 25.000 euro kan procederen, conservatoir beslag kan verzoeken en het faillissement van uw debiteur kan aanvragen.

Op deze pagina zetten wij de drie routes naast elkaar, met een praktische vuistregel en een eerlijk overzicht van de kosten. Staat u nog aan het begin van het traject, lees dan eerst wat u kunt doen als een factuur niet wordt betaald.

Een incassobureau voert het minnelijke, buitengerechtelijke traject uit. Het schrijft aanmaningen op eigen briefpapier, belt de debiteur, voert de druk op met de aankondiging van vervolgstappen en treft zo nodig een betalingsregeling. Voor veel onbetwiste vorderingen op debiteuren die wel kunnen betalen, is dat voldoende: een brief van een derde partij heeft vaak meer effect dan uw zoveelste eigen aanmaning.

Daar staat tegenover dat een incassobureau geen wettelijke bevoegdheden heeft die u zelf niet ook heeft. Het kan:

• geen beslag leggen, conservatoir noch executoriaal;
• geen dagvaarding betekenen;
• geen faillissement van de debiteur aanvragen;
• u niet vertegenwoordigen in een procedure boven 25.000 euro.

Betaalt de debiteur niet vrijwillig, dan houdt het traject van het incassobureau op en moet alsnog een deurwaarder of advocaat worden ingeschakeld. U verliest dan tijd, en bij een betwiste vordering kan een standaard incassotraject de zaak zelfs compliceren doordat er onzorgvuldige standpunten zijn ingenomen.

Let ook op de kwaliteit: de titel incassobureau is niet beschermd. De Wet kwaliteit incassodienstverlening geldt sinds 1 april 2024; na een overgangsjaar mogen sinds 1 april 2025 alleen geregistreerde incassodienstverleners incasseren bij natuurlijke personen. Daaronder vallen ook eenmanszaken en zzp'ers. Alleen bij vorderingen op rechtspersonen, zoals een bv, geldt die registratieplicht niet.

Een gerechtsdeurwaarder is een openbaar ambtenaar, benoemd bij koninklijk besluit. Anders dan een incassobureau heeft hij wettelijke bevoegdheden: hij betekent dagvaardingen en vonnissen, en hij legt executoriaal beslag zodra u een veroordelend vonnis heeft. Denk aan beslag op bankrekeningen, voorraad, vorderingen op klanten van uw debiteur of onroerend goed.

In de praktijk combineren veel deurwaarderskantoren deze ambtelijke taken met een commerciële incassopraktijk. Zij kunnen bovendien als gemachtigde optreden in kantonzaken, dus bij vorderingen tot en met 25.000 euro. Voor een onbetwiste vordering onder die grens kan een deurwaarderstraject een logische route zijn: minnelijk incasseren, zo nodig dagvaarden voor de kantonrechter en het vonnis vervolgens zelf executeren.

Twee beperkingen blijven staan. Boven 25.000 euro kan de deurwaarder u niet in de procedure vertegenwoordigen: daar is een advocaat verplicht. En voor conservatoir beslag, dus beslag vóórdat er een vonnis is, heeft ook de deurwaarder een advocaat nodig: alleen een advocaat kan het daarvoor vereiste verlof aan de voorzieningenrechter vragen. De deurwaarder legt dat beslag daarna wel feitelijk.

Onze aparte pagina over wat een gerechtsdeurwaarder doet en kost geeft daarbij de wettelijke Btag-tarieven per ambtshandeling, zodat u het prijskaartje van elke stap vooraf kent.

Procederen boven de kantongrens

Geldvorderingen tot en met 25.000 euro worden behandeld door de kantonrechter. Daar mag u zelf procederen of een gemachtigde sturen. Boven die grens is de civiele rechter van de rechtbank bevoegd en geldt verplichte procesvertegenwoordiging: alleen een advocaat kan dan de dagvaarding opstellen en de procedure voeren. Voor de substantiële B2B-vordering waar deze pagina over gaat, komt u dus bij een advocaat uit zodra procederen in beeld komt.

Conservatoir beslag als eerste zet

Wie eerst procedeert en daarna pas kijkt of er iets te halen valt, loopt het risico op een vonnis zonder waarde. Met conservatoir beslag bevriest u vermogen van de debiteur vóórdat de procedure is afgerond. Daarvoor is verlof van de voorzieningenrechter nodig op grond van artikel 700 Rv; dat verzoekschrift kan op grond van de algemene regels van verplichte procesvertegenwoordiging alleen door een advocaat worden ingediend. De rechter beoordeelt het verzoek summier en beslist vaak binnen enkele dagen, in de regel zonder dat de debiteur vooraf wordt gehoord. Lees meer over de voorwaarden en risico's op de pagina conservatoir beslag.

Faillissement aanvragen als drukmiddel

Een advocaat kan namens u het faillissement van de debiteur aanvragen. Daarvoor is naast uw eigen opeisbare vordering ten minste één steunvordering van een andere schuldeiser nodig. De aanvraag wordt in de praktijk vaak ingezet als drukmiddel: een debiteur die wel kan maar niet wil betalen, betaalt regelmatig alsnog om een faillissement af te wenden. Het middel vraagt wel een zorgvuldige afweging, want bij een lege vennootschap schiet u er meestal weinig mee op. Meer daarover leest u op faillissement aanvragen als schuldeiser.

Elke zaak is anders, maar voor de meeste B2B-vorderingen werkt deze vuistregel goed:

• Onbetwist en beperkt van omvang, tot enkele duizenden euro's: een incassobureau of deurwaarder is doorgaans de meest kostenefficiënte route.
• Onbetwist, tot en met 25.000 euro: een deurwaarderstraject kan volstaan. De deurwaarder kan zo nodig zelf dagvaarden bij de kantonrechter en het vonnis executeren.
• Boven 25.000 euro: schakel direct een incasso-advocaat in. Voor een procedure is een advocaat toch al verplicht, en een advocatenbrief maakt in het minnelijke traject vaak meer indruk.
• De debiteur voert inhoudelijk verweer: ga naar een advocaat, ongeacht het bedrag. De zaak draait dan om bewijs, contractuitleg en juridische argumenten, en dat is geen standaard incassowerk meer.
• U vreest dat verhaal verdwijnt: alleen via een advocaat kan conservatoir beslag worden gelegd voordat de debiteur vermogen wegsluist.
• De debiteur kan wel betalen, maar wil niet: de dreiging van een faillissementsaanvraag is een drukmiddel dat alleen een advocaat kan inzetten.

Controleer voordat u een traject start of de vordering opeisbaar is: de wettelijke betalingstermijn bepaalt vanaf welk moment uw debiteur in verzuim kan raken en u rente en incassokosten kunt rekenen.

De WIK-staffel voor buitengerechtelijke kosten

Op grond van artikel 6:96 BW en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten gelden genormeerde tarieven:

• 15 procent over de eerste 2.500 euro, met een minimum van 40 euro;
• 10 procent over de volgende 2.500 euro;
• 5 procent over de volgende 5.000 euro;
• 1 procent over de volgende 190.000 euro;
• 0,5 procent over het meerdere, met een totaalmaximum van 6.775 euro.

Bij zakelijke debiteuren is deze staffel regelend recht: in uw algemene voorwaarden kan een afwijkende, hogere vergoeding zijn afgesproken. Bij handelsovereenkomsten is de vergoeding bovendien zonder aanmaning verschuldigd zodra de debiteur in verzuim is. Wilt u weten welk bedrag bij uw vordering hoort, gebruik dan onze rekentool incassokosten.

Naast de incassokosten kunt u rente vorderen: bij handelsovereenkomsten tussen ondernemingen de wettelijke handelsrente van artikel 6:119a BW, in andere gevallen de wettelijke rente van artikel 6:119 BW.

No cure no pay: het eerlijke verhaal

Incassobureaus adverteren vaak met no cure no pay. Bij onbetwiste vorderingen kan dat gunstig uitpakken, maar lees de voorwaarden goed: bij betwisting, intrekking van de opdracht of een procedure gelden vaak alsnog kosten, en de vergoeding is meestal een percentage van het geïncasseerde bedrag.

Voor advocaten ligt dit anders. De Verordening op de advocatuur verbiedt een resultaatgerelateerd honorarium (artikel 7.7); alleen voor incassozaken bestaat in artikel 7.8 een uitzondering voor een binnen de advocatuur gebruikelijk en aanvaard incassotarief. Volledig no cure no pay, zoals incassobureaus dat adverteren, blijft ook dan uitgesloten. Clavix kiest voor vaste prijzen per fase: u weet vooraf wat het minnelijke traject, een beslag of een procedure kost. Zie onze tarieven.

Alle regelgeving die op deze pagina wordt genoemd, is vrij toegankelijk via wetten.overheid.nl. Hieronder vindt u de vindplaatsen op een rij.

Wetgeving

• Artikel 6:96 BW: grondslag voor de vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten
• Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten: de wettelijke staffel (WIK)
• Artikel 6:119 BW: wettelijke rente
• Artikel 6:119a BW: wettelijke handelsrente bij handelsovereenkomsten
• Artikel 700 Rv: verlof van de voorzieningenrechter voor conservatoir beslag
• Artikel 7.7 en 7.8 Verordening op de advocatuur: het verbod op resultaatgerelateerd honorarium en de uitzondering voor een incassotarief.