De zakelijke eigenaar in de VvE: besluiten aanvechten en geschillen

Wie een winkel, kantoor of andere bedrijfsruimte als appartementsrecht bezit, is van rechtswege lid van de Vereniging van Eigenaars (VvE). Dat lidmaatschap is niet vrijblijvend: de vergadering van eigenaars beslist over onderhoud, kosten en gebruik van het gebouw, en die besluiten raken direct de exploitatie en het rendement van uw bedrijfspand.

Splitsingsakte en reglement bepalen de spelregels

De splitsingsakte en het daarin van toepassing verklaarde (model)reglement vormen samen de grondwet van het complex. Daarin staan onder meer:

• de stemverhoudingen: hoeveel stemmen elk appartementsrecht heeft en welke meerderheid voor welk besluit nodig is;
• de kostenverdeling: voor welk breukdeel elke eigenaar bijdraagt in de gemeenschappelijke kosten;
• de bestemming van de privégedeelten en de regels over het gebruik;
• de voorwaarden voor verhuur en ingebruikgeving aan derden.

Hoe de splitsing is vormgegeven, bepaalt dus uw uitgangspositie in elk geschil. Meer over de opzet en wijziging van een splitsing leest u op de pagina over splitsing van eigendom bij een bedrijfspand.

De gemengde VvE: winkel onder, woningen boven

In gemengde complexen staat de zakelijke eigenaar regelmatig tegenover een meerderheid van woningeigenaren. De belangen lopen uiteen: woningeigenaren hechten aan rust, uniformiteit en lage kosten, terwijl de zakelijke eigenaar stuurt op exploitatie, uitstraling en verhuurbaarheid. Sommige splitsingsaktes kennen de bedrijfsruimte een zwaarder stemgewicht of een eigen kostencategorie toe, andere niet. Wie de akte, het reglement en de stemverhoudingen kent, ziet conflicten aankomen en kan tijdig positie kiezen.

Niet elk gebrekkig besluit heeft hetzelfde juridische lot. De wet onderscheidt nietige en vernietigbare besluiten, en dat onderscheid bepaalt welke actie u moet ondernemen en hoeveel tijd u daarvoor heeft.

Nietige besluiten: in strijd met wet of splitsingsakte

Een besluit dat in strijd is met de wet of met de splitsingsakte is nietig. Denk aan een besluit dat de kostenverdeling feitelijk wijzigt zonder dat de akte wordt aangepast, of een besluit over een onderwerp waarover de vergadering volgens de akte niet mag beslissen. Een nietig besluit heeft juridisch nooit bestaan. Aan het inroepen van de nietigheid is geen wettelijke termijn verbonden; zo nodig vraagt u de rechter om een verklaring voor recht dat het besluit nietig is.

Vernietigbare besluiten: de redelijkheid en billijkheid

Een besluit dat op zichzelf binnen de bevoegdheid van de vergadering valt, maar in strijd komt met de redelijkheid en billijkheid, is vernietigbaar. Hetzelfde geldt in de regel voor besluiten die in strijd zijn met het huishoudelijk reglement of die gebrekkig tot stand zijn gekomen, bijvoorbeeld door een onjuiste oproeping voor de vergadering. Een vernietigbaar besluit is geldig totdat de kantonrechter het vernietigt. Daarvoor geldt de fatale termijn van één maand, die hierna aan bod komt.

De grens tussen nietig en vernietigbaar is in de praktijk niet altijd scherp. Omdat de kwalificatie bepaalt of u aan een termijn gebonden bent, verdient een omstreden besluit snel juridische beoordeling.

Vernietiging van een VvE-besluit verzoekt u met een verzoekschrift aan de kantonrechter op grond van artikel 5:130 BW. Dit is in de praktijk hét artikel voor de eigenaar die het met een besluit oneens is, en tegelijk de plek waar het meeste misgaat.

Eén maand, en die termijn is fataal

Het verzoek moet zijn ingediend binnen één maand na de dag waarop u van het besluit heeft kennisgenomen of daarvan kennis heeft kunnen nemen. Concreet betekent dit in de regel:

• was u aanwezig of vertegenwoordigd op de vergadering, dan begint de termijn direct na de dag van de vergadering te lopen;
• was u afwezig, dan gaat de termijn lopen zodra u redelijkerwijs van het besluit kennis heeft kunnen nemen, bijvoorbeeld via de notulen of een besluitenlijst.

De termijn is fataal. Een verzoek dat te laat wordt ingediend, wordt in beginsel niet inhoudelijk behandeld, hoe sterk de bezwaren ook zijn. Het besluit wordt dan onaantastbaar.

Wat de kantonrechter doet

De kantonrechter toetst het besluit onder meer aan de redelijkheid en billijkheid en weegt daarbij de belangen van de VvE en van de individuele eigenaar. Hangende de procedure kan om schorsing van het besluit worden verzocht, zodat de VvE het besluit niet alvast uitvoert. Een uitgesproken vernietiging werkt tegenover alle eigenaren. Of een verzoek slaagt, hangt af van de omstandigheden van het geval; zorg in elk geval dat de termijn is veiliggesteld en bouw het dossier daarna verder op.

Hoe zo'n verzoekschriftprocedure verloopt en welke kosten daarbij horen, behandelen wij in het cluster over de procedure bij de kantonrechter.

Soms is het probleem niet een besluit dat er is, maar toestemming die er niet komt. Voor een verbouwing, een gevelwijziging, een andere pui of een afwijkend gebruik is volgens veel reglementen toestemming van de vergadering nodig. Weigert de vergadering die toestemming, of komt er simpelweg geen besluit tot stand, dan biedt artikel 5:121 BW een uitweg: de vervangende machtiging van de kantonrechter.

Hoe de vervangende machtiging werkt

De machtiging van de kantonrechter komt in de plaats van de ontbrekende toestemming of medewerking. De kantonrechter beoordeelt of de toestemming zonder redelijke grond wordt geweigerd. Daarbij worden de belangen afgewogen: wat betekent het plan voor de constructie, de uitstraling en de overige eigenaren, en wat betekent een weigering voor uw exploitatie.

Praktische aandachtspunten

• Vraag de toestemming eerst formeel aan de vergadering en laat het verzoek agenderen; de machtiging is een vangnet, geen eerste stap.
• Onderbouw het verzoek met concrete stukken: tekeningen, een constructieberekening en afspraken over uitvoering en overlastbeperking.
• Laat een weigering en de motivering daarvan vastleggen in de notulen; dat is het vertrekpunt voor de procedure.

Een vervangende machtiging is geen automatisme: de kantonrechter kan het verzoek afwijzen als de VvE goede redenen voor de weigering heeft. Een zorgvuldige voorbereiding weegt daarom zwaar.

De VvE-geschillen die eigenaren van een bedrijfspand tegenkomen, verschillen wezenlijk van de klassieke burengeschillen tussen bewoners. Vier typen komen in de praktijk het meest voor.

Kostenverdeling en servicekosten

De breukdelen in de splitsingsakte bepalen wie wat betaalt. Discussies ontstaan als de bedrijfsruimte meebetaalt aan voorzieningen die zij niet gebruikt, zoals de lift of het trappenhuis van de woningen, of als de vergadering een kostenverdeling hanteert die van de akte afwijkt. Een besluit dat van de akte afwijkt, is al snel nietig; een verdeling die de akte volgt maar onredelijk uitpakt, is aanzienlijk lastiger aan te tasten.

Bestemming en gebruik: horeca en short stay

Reglementen bevatten vaak een bestemmingsbepaling voor de privégedeelten. Of horeca, afhaal, short stay of een andere invulling is toegestaan, hangt af van de tekst van de akte en de uitleg daarvan. Voor beleggers die willen herpositioneren of een complex willen uitponden, is dit een punt om vooraf te onderzoeken.

Verduurzaming

Besluiten over zonnepanelen, isolatie of het vervangen van installaties brengen forse kosten mee en raken de bedrijfsruimte soms anders dan de woningen. De vraag is steeds of het besluit binnen de akte past en of de lasten redelijk zijn verdeeld.

Achterstallig onderhoud

Gebrekkig onderhoud aan dak, gevel of installaties kan de exploitatie en verhuurbaarheid van de bedrijfsruimte direct schaden. Weigert de vergadering noodzakelijk onderhoud, dan kan de eigenaar, afhankelijk van de situatie, het besluit aanvechten of de kantonrechter om een vervangende machtiging vragen.

Veel zakelijke eigenaren verhuren hun appartementsrecht aan een exploitant. De VvE-regels verdwijnen daarmee niet naar de achtergrond: zij werken door in de verhuur, en de eigenaar blijft het aanspreekpunt van de VvE.

Doorwerking naar de huurder

De gebruiksbepalingen uit het reglement gelden ook voor degene die het privégedeelte feitelijk gebruikt. Veel reglementen verlangen daarnaast dat de huurder vooraf een verklaring ondertekent dat hij het reglement zal naleven. Handelt de huurder in strijd met de regels, bijvoorbeeld door afwijkend gebruik of overlast, dan kan de VvE tegen de huurder optreden en ook u als eigenaar daarop aanspreken.

Wat dit betekent voor uw huurcontract

• Neem de splitsingsakte, de reglementen en relevante besluiten als bijlage bij het huurcontract op en verklaar ze van toepassing.
• Controleer vóór ondertekening of het beoogde gebruik van de huurder past binnen de bestemming in de akte.
• Regel wie de gevolgen draagt van VvE-besluiten die de exploitatie raken, zoals onderhoudswerkzaamheden of gewijzigde voorschriften.
• Bedenk dat u zelf verantwoordelijk blijft voor de VvE-bijdragen, ook als de huurder niet betaalt.

De wisselwerking tussen huurrecht en appartementsrecht luistert nauw, zeker bij bedrijfsruimte met wettelijke huurbescherming. Meer daarover leest u op de pagina over de huurrecht advocaat voor bedrijfsruimte.

Verhuurt uw huurder de unit bovendien zonder toestemming door, dan raakt dat ook uw verhouding tot de VvE; het cluster illegale onderverhuur aanpakken beschrijft welke stappen u dan kunt zetten.

De sterkste juridische positie begint bij de vergadering zelf. Wie daar zijn stem en zijn bezwaren laat horen, staat in een later geschil aanzienlijk beter.

Vóór de vergadering

• Lees de agenda en de stukken tijdig en vraag ontbrekende stukken op.
• Vraag agendering van eigen punten schriftelijk en op tijd aan bij het bestuur.
• Zoek afstemming met andere zakelijke eigenaren of grote stemgerechtigden; samen staat u sterker in de stemming.

Tijdens de vergadering

• Woon de vergadering bij of geef een schriftelijke volmacht met een duidelijke steminstructie af als u verhinderd bent.
• Stem tegen besluiten waarmee u het oneens bent en laat uw tegenstem en de motivering in de notulen vastleggen.
• Vraag bij onduidelijkheid om aanhouding van het agendapunt, zodat u niet overvallen wordt.

Na de vergadering

• Vraag de notulen of besluitenlijst direct op en noteer de datum van de vergadering: de maandtermijn van artikel 5:130 BW loopt, ook als de notulen op zich laten wachten.
• Wint u juridisch advies in over een besluit, doe dat dan in de eerste week na de vergadering, niet in de laatste.

Deze discipline kost weinig en voorkomt dat een aantastbaar besluit door tijdsverloop onaantastbaar wordt.

De rechtsmiddelen van de individuele appartementseigenaar staan in Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek, in de titel over appartementsrechten. Voor uw concrete positie zijn daarnaast altijd de splitsingsakte, het toepasselijke modelreglement en een eventueel huishoudelijk reglement bepalend. Hieronder vindt u de officiële vindplaatsen van de op deze pagina besproken wetsartikelen.

Wetgeving

• Artikel 5:130 BW: vernietiging van besluiten van de VvE door de kantonrechter, met de termijn van één maand na kennisneming.
• Artikel 5:121 BW: de vervangende machtiging van de kantonrechter als een vereiste toestemming of medewerking zonder redelijke grond wordt geweigerd.