Bedrijfsruimte tussen eigen BV's: zakelijk handelen en intercompany-huur

Een vastgoed-BV en een werkmaatschappij binnen dezelfde holding zijn juridisch zelfstandige rechtspersonen, maar economisch beheerst door dezelfde aandeelhouder. Wanneer deze twee partijen onderling een huurovereenkomst sluiten, ontbreekt de natuurlijke spanning die normaal tussen huurder en verhuurder bestaat. De DGA bepaalt feitelijk beide kanten van de transactie.

Voor de Belastingdienst is dit een aandachtspunt. De fiscaal aantrekkelijke positie van een holding-structuur (deelnemingsvrijstelling, afzonderlijke fiscale eenheden, doorlopende financieringsconstructies) hangt deels af van de aanname dat transacties binnen de groep op zakelijke basis plaatsvinden. Wanneer huur kunstmatig laag of hoog wordt gezet om winsten te verschuiven, ontstaan de voorwaarden voor fiscale correctie.

Drie aspecten maken intercompany-huur extra gevoelig.

Belang voor beide partijen. De huurprijs beinvloedt de winst van zowel de vastgoed-BV (huurinkomsten) als de werkmaatschappij (huurkosten). Bij verkoop van een van de twee is de huurprijs een belangrijke factor in de waardering. Bij een aandeelhoudersgeschil tussen DGA's met gedeelde belangen wordt de huur soms inzet van strijd.

Belastingdienst-aandacht. De fiscus heeft instrumenten om huurprijzen te toetsen en bij niet-zakelijk handelen te corrigeren. Bij grotere structuren kan dit tot meerjarige onderzoeken leiden, met fiscale rente en eventueel boetes.

Aandeelhoudersovereenkomst-implicaties. Wanneer er meerdere aandeelhouders zijn (bijvoorbeeld twee compagnons), kan een niet-marktconforme huur als bevoordeling van de ene aandeelhouder worden gezien. Dit raakt het ondernemingsrechtelijke vlak en kan bij geschillen tot vorderingen leiden.

Artikel 8b van de Wet op de vennootschapsbelasting codificeert het zakelijkheidsbeginsel. De wettelijke regel: voor transacties tussen gelieerde partijen moeten condities worden gehanteerd zoals onafhankelijke partijen die onder vergelijkbare omstandigheden zouden afspreken. Dit principe is internationaal bekend als het arm's length-beginsel.

Reikwijdte. Het beginsel geldt voor alle voorwaarden van een transactie, niet alleen de prijs. Voor een huurovereenkomst betekent dit dat de huurprijs marktconform moet zijn, maar ook de looptijd, de indexeringsclausule, de servicekosten, de mogelijkheid tot huurprijswijziging, de bestemmingsclausule, en de waarborgen. Een geheel marktconform huurprijs in een verder atypische overeenkomst kan alsnog tot correctie leiden.

Het zakelijkheidsbeginsel werkt in beide richtingen. Het beschermt zowel tegen te lage huur (waarbij de werkmaatschappij wordt bevoordeeld ten koste van de vastgoed-BV) als tegen te hoge huur (waarbij de vastgoed-BV wordt bevoordeeld). De Belastingdienst kan dus van beide kanten toetsen.

Bewijslast. De belastingplichtige moet kunnen onderbouwen dat de afgesproken voorwaarden zakelijk zijn. Dit volgt onder meer uit de documentatieverplichting voor transfer pricing, die voor middelgrote en grotere ondernemingen verzwaard is.

Verhouding tot andere bepalingen. Naast artikel 8b VPB spelen ook andere fiscale bepalingen een rol bij niet-zakelijk handelen. Een te lage huur kan worden geherkwalificeerd als uitdeling (verkapt dividend), met gevolgen in box 2 of de inkomstenbelasting. Een te hoge huur kan tot een verkapte kapitaalstorting leiden. Beide herkwalificaties zijn fiscaal kostbaar.

Drie methoden komen in aanmerking voor de onderbouwing van een marktconforme huurprijs.

Methode 1: vergelijkende transacties. De huurprijs van soortgelijke panden in dezelfde regio, voor vergelijkbare bedrijfsactiviteiten, vormt de meest directe onderbouwing. Een professionele taxateur of huurmarktanalist kan een rapportage opstellen die op basis van recente transacties een redelijke bandbreedte aangeeft. Voor courante panden (kantoorruimte, magazijn, retail) is deze methode goed werkbaar. Voor specifieke panden (productiefaciliteit, logistiek centrum) kunnen vergelijkbare transacties moeilijker te vinden zijn.

Methode 2: rendementseis op marktwaarde. Een externe taxatie van de marktwaarde van het pand, gecombineerd met een gangbare bruto-rendementseis voor de betreffende vastgoedklasse, geeft een richtgetal voor de jaarhuur. Voor courant zakelijk vastgoed ligt het bruto rendement in 2026 doorgaans tussen 6% en 9%, afhankelijk van locatie, kwaliteit, en huurder-kwaliteit. Voor logistiek of bedrijfsvastgoed kan dit anders liggen. Een professionele taxatie en een onderbouwing van de gehanteerde rendementseis maken deze methode hard.

Methode 3: WOZ-waarde met correctie. De WOZ-waarde wordt door de gemeente vastgesteld en heeft als doel de waarde voor de onroerende-zaakbelasting. Voor commerciele panden ligt de WOZ-waarde vaak lager dan de marktwaarde. Een huurprijs als percentage van de WOZ-waarde, met regiocorrectie, kan een eenvoudige indicatie geven, maar is fiscaal-juridisch zwakker dan een marktconforme taxatie. Voor belangrijke panden of grote portefeuilles is een professionele taxatie sterk aan te bevelen.

Wat de meeste fiscale zekerheid biedt. Een externe huurmarktrapportage van een professionele taxateur, gebaseerd op recente vergelijkbare transacties, biedt de zuiverste onderbouwing. Bij grotere portefeuilles is een jaarlijkse update gangbare praktijk. Voor kleinere structuren kan een meerjarige rapportage met periodieke herijking voldoen.

Wanneer de huurprijs niet zakelijk is, kunnen verschillende fiscale gevolgen ontstaan.

Risico 1: te lage huur. De werkmaatschappij betaalt minder dan marktconform. Dit creeert een verborgen voordeel voor de werkmaatschappij ten koste van de vastgoed-BV. De Belastingdienst kan dit op twee manieren corrigeren. Aan de zijde van de vastgoed-BV: alsnog VPB heffen over de gemiste huur. Aan de zijde van de werkmaatschappij of de aandeelhouder: het voordeel zien als een uitdeling van de vastgoed-BV via de holding naar de aandeelhouder, met box 2-gevolgen.

Risico 2: te hoge huur. De werkmaatschappij betaalt meer dan marktconform. De excess vormt fiscaal een verkapt dividend van de werkmaatschappij naar de aandeelhouder, via de vastgoed-BV. Correctie: de werkmaatschappij krijgt geen aftrek op het excess (VPB-correctie), en bij de aandeelhouder kan box 2-heffing volgen.

Risico 3: onderlinge financiering tegen niet-marktconforme rente. Wanneer een werkmaatschappij financiert vanuit haar vastgoed-BV (of andersom), gelden vergelijkbare regels. De rente moet zakelijk zijn. Niet-zakelijke rentes kunnen tot vergelijkbare correcties leiden.

Risico 4: cumulatie met andere posities. Wanneer een BV-structuur op meerdere niveaus niet-zakelijk handelt (te lage huur, niet-marktconforme rente, te lage management fee), kan de Belastingdienst de hele structuur kwalificeren als kunstmatig opgezet. Dit raakt de fiscale faciliteiten op alle niveaus, inclusief de deelnemingsvrijstelling.

Termijn van naheffing. De Belastingdienst kan in de regel tot vijf jaar terugkijken (zeven jaar bij buitenlandse aspecten of bij opzet). Voor een huurprijs die over meerdere jaren niet-zakelijk is geweest, kan de naheffingsaanslag substantieel zijn.

Naast de inkomstenbelasting en VPB spelen er enkele formele en BTW-technische aspecten.

BTW: in beginsel vrijgesteld, met optie voor belaste verhuur. Verhuur van bedrijfsruimte is in beginsel vrijgesteld van BTW (artikel 11 lid 1 onderdeel b Wet OB). Met een gezamenlijk verzoek van verhuurder en huurder kan worden geopteerd voor belaste verhuur. Dit is doorgaans gunstig wanneer de huurder zelf BTW-belaste activiteiten verricht (waardoor BTW op de huur aftrekbaar wordt) en wanneer de verhuurder substantiele investeringen in het pand doet (waardoor BTW op die investeringen aftrekbaar wordt voor de verhuurder). Voor een eigen vastgoed-BV verhurend aan een eigen BTW-belaste werkmaatschappij is opting-in vaak gunstig.

Schriftelijke huurovereenkomst. Een mondelinge huurovereenkomst tussen gelieerde BV's is fiscaal en juridisch onhoudbaar. De wet vereist niet voor alle bedrijfsruimte een schriftelijke vorm, maar de Belastingdienst en eventuele toekomstige derden (kopers, financiers, curatoren) verwachten een schriftelijk vastgelegde overeenkomst. Een goede overeenkomst dekt: huurprijs, indexering, looptijd, opzegtermijn, servicekosten, bestemming, onderhoudsverplichtingen, en huurregime (7:290 BW versus 7:230a BW).

Huurregime-classificatie. Ook tussen gelieerde BV's geldt het wettelijke huurregime. Een werkmaatschappij die een publieksgerichte ruimte huurt (winkel, horeca), valt onder 7:290 BW met de bijbehorende dwingende rechtsbescherming. Voor een kantoor of magazijn geldt 7:230a BW. Verkeerde classificatie in de overeenkomst leidt tot conflicten over rechten en plichten.

Boekhoudkundige verwerking. De huur moet bij beide BV's correct worden verwerkt: huuropbrengst bij de vastgoed-BV, huurkost bij de werkmaatschappij. Bij een fiscale eenheid voor de VPB worden onderlinge transacties geelimineerd, maar voor de individuele jaarrekening blijft de boeking belangrijk.

Stel een schriftelijke huurovereenkomst op met marktconforme voorwaarden. Een professionele huurovereenkomst, geinspireerd op het ROZ-model voor de betreffende huurregime, voorkomt veel discussies achteraf. De overeenkomst hoeft niet identiek te zijn aan een externe huur, maar moet wel commercieel verdedigbaar zijn.

Onderbouw de huurprijs met externe rapportage of taxatie. Een professionele taxatie of huurmarktrapportage maakt de zakelijkheid hard. Bij een audit door de Belastingdienst is dit het belangrijkste bewijsmiddel. Voor middelgrote panden is een eenmalige rapportage vaak voldoende, met periodieke updates. Voor grotere structuren is een jaarlijkse rapportage gebruikelijk.

Herijk de huur periodiek. Marktomstandigheden veranderen. Een huurprijs die in 2020 marktconform was, hoeft dat in 2026 niet meer te zijn. Een jaarlijkse indexering volgens een geaccepteerde index (CPI) is standaard. Bij wezenlijke marktwijzigingen of bij contracttermijn-einde is een fundamentele herwaardering verstandig.

Documenteer de keuzes in jaarverslagen en bestuursnotulen. Wanneer de Belastingdienst over enkele jaren vragen stelt over de gehanteerde huurprijs, is een coherent dossier waardevol. Bestuursnotulen die de overwegingen vastleggen, een verwijzing naar de externe rapportage in de jaarrekening, en een interne memo over de gemaakte keuzes vormen samen het verhaal dat de zakelijkheid onderbouwt.

Bij wezenlijke wijzigingen: vooroverleg met de Belastingdienst. Voor grotere structuren of bij specifieke onderwerpen (bijvoorbeeld een aandeelhouderswisseling, een herstructurering, of een geplande verkoop) kan een vooroverleg met de Belastingdienst zekerheid vooraf bieden. Een bevestigde positie voorkomt verrassingen achteraf en versterkt de positie bij toekomstige toetsingen.