Privacyverklaring

1. Algemeen

1.1. Deze verklaring biedt inzicht in de wijze waarop Clavix omgaat met persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening en bedrijfsactiviteiten. Dit omvat ook de gegevensverwerking via onze website clavix.nl. Clavix treedt hierbij op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1.2. Clavix verwerkt persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving. Heeft u na het lezen van deze verklaring vragen of opmerkingen, dan kunt u contact met ons opnemen via de vermelde contactgegevens onderaan deze pagina.

2. Verwerking van persoonsgegevens

2.1. Clavix verwerkt persoonsgegevens van cliënten (en hun contactpersonen), wederpartijen, leveranciers, relaties, sollicitanten en bezoekers van onze website. De gegevens kunnen afkomstig zijn van:

• uzelf;
• derden (zoals opdrachtgevers of ketenpartners);
• openbare bronnen (zoals het Handelsregister of het Kadaster).

2.2. Mogelijk verwerkte gegevens zijn onder andere:

• naam, geslacht, titels;
• contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, postadres, werkgever en functie);
• financiële gegevens (bankrekeningnummer, informatie over uw financiële situatie);
• IP-adres en gebruikersstatistieken van onze website;
• sollicitatiegegevens (zoals motivatiebrief, CV, geboortedatum, opleidings- en loopbaaninformatie);
• alle overige gegevens die u aan ons verstrekt of die wij verkrijgen in het kader van onze dienstverlening.

2.3. Welke gegevens worden verwerkt is afhankelijk van de aard van de relatie, de verleende dienst en eventueel verleende toestemming.

3. Doeleinden van gegevensverwerking

3.1. Persoonsgegevens worden door Clavix verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Marketing en relatiebeheer: versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen voor evenementen en andere relevante communicatie.
• Dienstverlening: uitvoeren van juridische opdrachten.
• Wettelijke verplichtingen: naleving van wet- en regelgeving, zoals het bijhouden van cliëntenadministratie en het verstrekken van gegevens aan bevoegde instanties.
• Werving en selectie: afhandeling van sollicitaties en communicatie met (potentiële) kandidaten.
• Beveiliging: registratie van bezoekers aan onze kantoren voor veiligheidsdoeleinden (deze gegevens worden dagelijks verwijderd).
• Websiteoptimalisatie: analyse van het gebruik van onze website ter verbetering van gebruikerservaring en inhoud.
• Algemene correspondentie: behandeling van vragen, verzoeken en klachten.

4. Juridische grondslagen

4.1. Clavix verwerkt persoonsgegevens op basis van een of meerdere van de volgende grondslagen:

• uitvoering van een overeenkomst;
• wettelijke verplichting;
• toestemming;
• gerechtvaardigd belang.

5. Delen van gegevens met derden

5.1. Uw gegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer dat noodzakelijk is. Indien van toepassing sluit Clavix verwerkersovereenkomsten met derden. Mogelijke ontvangers zijn:

• overheidsinstanties (zoals de Belastingdienst, het Kadaster, de Kamer van Koophandel);
• wederpartijen en opdrachtgevers;
• dienstverleners (zoals banken, verzekeraars, accountants, ICT-leveranciers en adviseurs).

6. Bewaartermijnen

6.1. Clavix hanteert bewaartermijnen in overeenstemming met de AVG en wettelijke verplichtingen. Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Dossiers van afgesloten zaken worden minimaal 5 jaar na afsluiting bewaard, conform de verplichtingen uit de Verordening op de advocatuur.

7. Uw rechten

7.1. Op grond van de AVG heeft u recht op:

• inzage, rectificatie, verwijdering of beperking van verwerking;
• overdraagbaarheid van uw gegevens;
• bezwaar tegen verwerking;
• intrekking van verleende toestemming.

7.2. Sommige verzoeken kan Clavix mogelijk niet inwilligen wegens wettelijke verplichtingen of beroepsregels (zoals geheimhouding van cliëntinformatie). Indien een verzoek niet kan worden gehonoreerd, zullen wij u hierover informeren.

7.3. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Clavix stelt het echter op prijs als u eerst contact met ons opneemt.

8. Gegevensbeveiliging

8.1. Clavix neemt passende beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of misbruik. Toegang is beperkt tot geautoriseerd personeel en verloopt via beveiligde verbindingen.

9. Doorgifte buiten de EU

9.1. Persoonsgegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar landen buiten de Europese Unie.

10. Cookies

10.1. Op onze website maken wij gebruik van functionele en analytische cookies:

• Functionele cookies zorgen voor correcte werking en gebruiksgemak van de website.
• Analytische cookies worden gebruikt voor statistische analyses, waarbij IP-adressen slechts gedeeltelijk worden opgeslagen. Wanneer wij gebruik maken van een externe analytics-provider, sluit Clavix een verwerkersovereenkomst af conform AVG.

11. Wijzigingen

11.1. Deze privacyverklaring kan worden aangepast. Raadpleeg regelmatig onze website om op de hoogte te blijven van de laatste versie.

12. Contact

12.1. Voor vragen of verzoeken met betrekking tot uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

Clavix B.V.
Strawinskylaan 257, 1077 XX Amsterdam
E-mail: info@clavix.nl